10% Off For New Clients!
Automatisering van personeelsbeheer en urenregistratie voor een toonaangevend ONGC-bedrijf in Kazachstan
Klantoverzicht
Onze klant is een van de grootste olie- en aardgasmaatschappijen (ONGC) in Kazachstan, actief in meerdere projecten in het hele land. Met duizenden medewerkers, waaronder vaste medewerkers en externe contractanten, was het beheren van personeelsgegevens, projecttoewijzingen, urenstaten en overurenberekeningen een complex en tijdrovend proces geworden. Het gebrek aan automatisering leidde tot inefficiëntie, vertragingen in goedkeuringen en uitdagingen bij het verkrijgen van bruikbare inzichten uit personeelsgegevens.
Handmatige Gegevensinvoer en Fouten
-
Werknemersgegevens, projecttoewijzingen en urenstaten werden handmatig beheerd, wat leidde tot veel fouten en inconsistenties.
Complex Approval Workflow
-
Het ontbreken van een gestructureerd maker-checkerproces leidde tot vertragingen in de goedkeuring van urenstaten en tot geschillen over geregistreerde uren.
Beheer van externe contractanten
-
Het onderscheid tussen directe medewerkers en externe contractanten was lastig en had gevolgen voor de toewijzing van middelen en de salarisverwerking.
Overwerkberekening en Naleving
-
Het handmatig berekenen van overuren was foutgevoelig, wat leidde tot nalevingsrisico's en ontevredenheid onder werknemers.
Gebrek aan Realtime Inzichten
-
Handmatige inspectieprocessen waren traag en foutgevoelig, wat resulteerde in hogere defectpercentages
Uitdagingen voor de Klant
Oplossing Geleverd Door ZmerK Consultancy
Gecentraliseerde Medewerkersdatabase
Een uniform platform voor het opslaan en beheren van medewerkersgegevens, inclusief rollen, afdelingen en dienstverband (direct of extern).
Geautomatiseerde updates voor projecttoewijzingen en statuswijzigingen.
Timesheet Automation
Medewerkers konden hun dagelijkse uren registreren via een intuïtieve interface, wat zorgde voor nauwkeurige en tijdige gegevensinvoer.
Ingebouwde validatiecontroles om fouten te voorkomen en naleving van het bedrijfsbeleid te garanderen.
Maker-Checker Approval Workflow
Een verificatieproces in twee stappen waarbij:
Maker: Medewerkers dienen hun urenstaten in.
Controleur: Supervisors beoordelen en keuren/afwijzen inzendingen.
Meldingen en herinneringen zorgden voor tijdige goedkeuringen, waardoor knelpunten werden verminderd.
Overuren Bijhouden en Berekenen
Geautomatiseerde berekening van overuren op basis van vooraf gedefinieerde regels.
Meldingen bij overmatig overwerk om naleving van arbeidswetgeving en intern beleid te waarborgen.
Interactieve Dashboards voor Leiderschap
Aanpasbare dashboards met realtime inzicht in:
-
Afdelingsprestaties.
-
Toewijzing en gebruik van resources.
-
Projectvoortgang en -resultaten.
-
Trends in de productiviteit van medewerkers.
-
Visualisaties omvatten grafieken, diagrammen en heatmaps voor eenvoudige interpretatie.
Integratie van Externe Contractanten
Een speciale module om gegevens, contracten en projectbijdragen van externe contractanten bij te houden.
Naadloze integratie met salarisadministratiesystemen voor een accurate beloning.
Schaalbaarheid en Beveiliging
Cloudgebaseerde architectuur voor de verwerking van grote hoeveelheden data en ondersteuning van toekomstige groei.
Robuuste beveiligingsmaatregelen, waaronder rolgebaseerde toegangscontrole en gegevensversleuteling, ter bescherming van gevoelige informatie.
Implementatie proces
Verzamelen van Vereisten
Er werden workshops gehouden met belangrijke belanghebbenden om knelpunten te begrijpen en vereisten te definiëren.
Custom Development
Ontwikkeling van een schaalbare en modulaire softwareoplossing met behulp van innovatieve technologieën.
Integratie
Het systeem is geïntegreerd met bestaande HR-, salarisadministratie- en projectmanagementtools om een naadloze gegevensstroom te garanderen.
Testen en Trainen
-
Streng getest om de nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid te garanderen.
-
Trainingssessies verzorgd voor medewerkers, leidinggevenden en leidinggevenden om een soepele implementatie te garanderen.
Go Live en Ondersteuning
De oplossing is in alle afdelingen geïmplementeerd en er is voortdurende ondersteuning geboden om eventuele problemen op te lossen.
Outcomes and Benefits
Operationele efficiëntie
80% minder handmatige arbeid, waardoor HR- en administratieve teams zich kunnen richten op strategische initiatieven.
Verbeterde Nauwkeurigheid
Fouten in het registreren van urenstaten en de berekening van overuren zijn geëlimineerd, waardoor naleving en eerlijkheid zijn gewaarborgd.
Verbeterde Besluitvorming
De directie kreeg toegang tot realtime inzichten, waardoor ze op data gebaseerde beslissingen konden nemen om de toewijzing van middelen en projectresultaten te optimaliseren.
Verhoogde werknemerstevredenheid
Transparante en geautomatiseerde processen vergrootten het vertrouwen en de tevredenheid onder werknemers en contractanten.
Kostenbesparingen
Gestroomlijnde workflows en lagere operationele kosten door inefficiëntie en geschillen tot een minimum te beperken.
Schaalbaarheid
Het systeem is zo ontworpen dat het kan meeschalen met het groeiende personeelsbestand en de uitbreidende activiteiten van de klant.
Belangrijkste Statistieken
Verkorting van de verwerkingstijd van urenstaten
Bereikte een nauwkeurigheid van 99,9% bij de berekening van urenstaten en overuren.
Foutreductie
Integreer blockchaintechnologie om de transparantie en traceerbaarheid in de toeleveringsketen te verbeteren.
Adoptiepercentage van Werknemers
95% binnen twee maanden na inzet.
Leiderschapstevredenheid
100% positive feedback on dashboard usability and insights.
Ontdek Nieuwe Markten
Utilize insights gained from the transformation to identify and enter new markets with innovative product offerings.
We are committed to supporting the client’s evolving needs and are exploring opportunities to enhance the system with additional features such as AI-driven predictive analytics and mobile accessibility.
Volgende Stappen
Conclusie
Door samen te werken met ZmerK Consultancy heeft de klant haar personeelsbeheer en urenregistratie succesvol getransformeerd. Het volledig geautomatiseerde systeem loste niet alleen de directe uitdagingen op, maar positioneerde de organisatie ook voor toekomstige groei. Deze casestudy demonstreert onze expertise in het leveren van softwareoplossingen op maat die efficiëntie, transparantie en bedrijfswaarde stimuleren.