10% Off For New Clients!
Automatisering van handelsactiviteiten om efficiëntie en naleving te verbeteren
Title
"Stroomlijning van handelsactiviteiten: hoe ZmerK Consultancy de factuurverwerking en risicobeperking voor een vertrouwelijke klant automatiseerde"
Klantoverzicht
De klant is een middelgroot handelsbedrijf dat gespecialiseerd is in grensoverschrijdende transacties. Hun activiteiten omvatten het dagelijks verwerken van een groot volume aan facturen, die werden ontvangen via e-mailbijlagen en fax. Deze facturen bevatten cruciale handelsgegevens zoals productbeschrijvingen, hoeveelheden, prijzen en betalingsvoorwaarden. De handmatige verwerking van deze documenten was echter tijdrovend, foutgevoelig en stelde de klant bloot aan aanzienlijke nalevingsrisico's, waaronder witwassen van geld en illegale handel.
Executive Summary
We werkten samen met een vertrouwelijke klant in de handels- en logistieke sector om hun end-to-end handelsactiviteiten te automatiseren. De klant was voorheen afhankelijk van handmatige processen voor de verwerking van facturen die via e-mail en fax werden ontvangen, wat leidde tot inefficiëntie, fouten en compliancerisico's. Door de implementatie van een AI-oplossing met OCR (Optical Character Recognition) en geavanceerde algoritmen voor risicobeoordeling, automatiseerden we de data-extractie, valideerden we transacties en signaleerden we potentiële illegale activiteiten. Dit resulteerde in een vermindering van de handmatige werkzaamheden met 60%, een verbetering van de nauwkeurigheid met 95% en een verbeterde naleving van de antiwitwaswetgeving (AML).
Uitdagingen
Handmatige gegevensinvoer
-
Facturen werden handmatig gescand, gelezen en ingevoerd in de database, wat leidde tot vertragingen en onnauwkeurigheden.
Compliance-risico's
-
Het ontbreken van geautomatiseerde controles op verdachte transacties vergroot het risico op betrokkenheid bij illegale handel of witwasactiviteiten.
Hulpbronintensief
-
Het fysiek verifiëren van gemarkeerde facturen vergde veel mankracht en tijd, waardoor de werkzaamheden vertraagden.
Schaalbaarheidsproblemen
-
Het bestaande proces kon niet efficiënt worden opgeschaald om de toenemende handelsvolumes te verwerken.
De oplossingen
OCR-Powered Data Extraction
-
We hebben geavanceerde OCR-hulpmiddelen geïntegreerd om automatisch belangrijke gegevens te scannen en extraheren uit facturen die u via e-mail en fax ontvangt.
-
De geëxtraheerde velden omvatten factuurnummers, productgegevens, transactiebedragen, datums en leveranciersinformatie.
-
Het systeem verwerkte verschillende documentformaten (PDF, afbeeldingen, gescande documenten) met grote nauwkeurigheid.
Geautomatiseerde Gegevensvalidatie en Verrijking
-
De geëxtraheerde gegevens werden gecontroleerd aan de hand van interne databases en externe bronnen (bijv. sanctielijsten, handelsregelgeving) om de nauwkeurigheid en naleving te garanderen.
-
Ontbrekende of onvolledige gegevens werden gemarkeerd voor handmatige controle, waardoor de kans op fouten aanzienlijk werd verminderd.
Risicobeoordeling en Categorisering
-
Een gepatenteerd algoritme voor risicobeoordeling analyseerde elke transactie op tekenen van witwassen of illegale handel.
-
Transacties werden ingedeeld in drie risiconiveaus:
-
Laag risico: geen verdere actie vereist.
-
Gemiddeld risico: Aanvullende verificatie aanbevolen.
-
Hoog risico: onmiddellijke fysieke verificatie en rapportage aan compliance officers.
-
Flagging and Reporting
-
Transacties met een hoog risico werden in realtime gemarkeerd, waardoor compliance officers een waarschuwing kregen en een fysieke verificatie konden uitvoeren.
-
Er werden gedetailleerde rapporten opgesteld voor auditdoeleinden, om transparantie en verantwoording te garanderen.
Gebruiksvriendelijk Dashboard
-
Een gecentraliseerd dashboard bood realtime inzicht in alle transacties, risicocategorieën en nalevingsstatussen.
-
Medewerkers konden eenvoudig gemarkeerde facturen volgen, risicoscores bekijken en verificaties beheren.
Results Achieved
Operationele efficiëntie
De handmatige gegevensinvoer is met 60% verminderd, waardoor medewerkers zich kunnen richten op taken met een hogere toegevoegde waarde.
Verbeterde datanauwkeurigheid tot 95%, waardoor kostbare fouten tot een minimum worden beperkt.
Compliance en risicomanagement
Meer dan 150 risicovolle transacties geïdentificeerd en gemarkeerd, waarmee mogelijke betrokkenheid bij illegale activiteiten werd voorkomen.
Volledige naleving van de AML-regelgeving, waardoor boetes en reputatieschade werden vermeden.
Schaalbaarheid
Met succes de activiteiten opgeschaald om een toename van 50% in handelsvolume te realiseren zonder extra middelen.
Call-to-Action
Heeft uw organisatie moeite met handmatige handelsactiviteiten en compliancerisico's? Laat ons u helpen uw processen te automatiseren, de efficiëntie te verbeteren en naleving van regelgeving te waarborgen. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze oplossingen!
Kostenbesparingen
Verminder de operationele kosten met 40% doordat er minder handmatig werk wordt verricht.
Er is geen behoefte meer aan verificatiediensten van derden.
Getuigenis
"De automatiseringsoplossing van ZmerK Consultancy heeft onze handelsactiviteiten gerevolutioneerd. We hebben niet alleen handmatige inefficiënties geëlimineerd, maar we hebben ook ons compliance-framework versterkt. De expertise en innovatieve aanpak van hun team zijn van onschatbare waarde geweest voor ons bedrijf." – [Vertrouwelijke klant]
Relevant probleem
Veel bedrijven in de handel, logistiek en financiën kampen met vergelijkbare uitdagingen op het gebied van handmatige processen en compliancerisico's. Deze casestudy is dan ook zeer herkenbaar.
Duidelijke waardepropositie
Het laat zien hoe uw oplossing zowel operationele inefficiënties aanpakt als voldoet aan de regelgeving, wat een dubbel voordeel oplevert.
Kwantificeerbare uitkomsten
Specific metrics (e.g., 60% reduction in manual effort, 95% accuracy) provide tangible proof of success.
Boeiend verhaal
De stapsgewijze uitleg van de oplossing maakt het voor lezers gemakkelijk om de waarde van uw aanpak te begrijpen.